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Ufficio smart: come organizzare il ritorno in ufficio ibrido

L’ufficio smart è il luogo che combina soluzioni fisiche e virtuali per abilitare il lavoro ibrido, da remoto e in presenza, migliorare l’esperienza e la produttività dei lavoratori e rendere l’azienda sostenibile grazie a strumenti e tecnologie che valorizzino gli ambienti.

Visti i dati estrapolati da un recente studio condotto da forumpa.it – secondo cui il 93% dei dipendenti vuole continuare a lavorare in smart working, di questi un 22,7% sceglierebbe ancora il remote working e un 66% vorrebbe bilanciare lavoro in remoto e in presenza – si ha la conferma, contro il solo 6,4% di lavoratori che vuole tornare in ufficio come un tempo, che il lavoro a distanza è destinato a durare; quindi vi è la necessità di organizzare un back to work che tenga conto di una situazione lavorativa ibrida e di un’esperienza dei lavoratori mista.

Creare un ufficio smart per supportare la flessibilità dei lavoratori

La situazione lavorativa creatasi con l’emergenza sanitaria ha reso evidente che gli uffici statici e il modo di lavorare tradizionale non sono più sufficienti. Le esigenze dei dipendenti sono in continua evoluzione, e con esse il modo di usufruire degli spazi di lavoro e delle modalità lavorative.

E non solo, in un mondo in cui la digital transformation evolve velocemente, non si può pensare di rimanere indietro con tecnologie obsolete, che invece di incentivare i dipendenti li bloccano in flussi di lavoro stancanti generando employee experiences limitanti.

Un ufficio smart supporta la flessibilità dei lavoratori e riesce a ospitare un ambiente di lavoro phygital dove le persone hanno modo di raggiungere il massimo potenziale, coltivare il talento, avere spazi e strumenti tecnologici per esplorare nuove opportunità e soddisfare la crescita personale.

Perché scegliere lo smart office per il ritorno in ufficio

L’ufficio smart è nella pratica un ecosistema di tecnologie innovative, layout responsivi e domotica al servizio dei lavoratori, persone sempre più connesse tra loro, e con l’impresa, tanto da utilizzare gli spazi aziendali non solo per svolgere il lavoro operativo.

Scegliere di realizzare un ufficio intelligente permette alla popolazione aziendale di vivere un ambiente sollecitato da continui stimoli, interni ed esterni, che favoriscono la collaborazione e migliorano la produttività e il benessere lavorativo.

La tecnologia è l’elemento abilitante, e grazie a immersive technology, Internet of Things, intelligenza artificiale e cloud computing, si costruisce una situazione lavorativa ottimale per tutte le generazioni che si trovano a collaborare all’interno della stessa organizzazione.

Come organizzare il ritorno in un ufficio ibrido

Il ricambio generazionale è infatti il primo problema di cui le aziende dovrebbero tenere conto, perché oggi più che mai è necessario che tutti i lavoratori, anche se appartenenti a diverse fasce di età, siano nella condizione di svolgere il proprio lavoro nel migliore dei modi.

Come vedremo nella checklist di seguito, nei punti da considerare per realizzare un ufficio smart non troviamo solo il layout degli uffici, le sedie ergonomiche o le scrivanie flessibili. Serve molto di più per organizzare un ritorno in un ufficio ibrido e intelligente.

I 5 punti da considerare per realizzare un ufficio smart

  • Spazi a prova di sharing economy, utilizzabili e accessibili da chiunque

Dopo aver scoperto altre modalità lavorative oltre a quella tradizionale, era difficile credere che tutto sarebbe tornato come prima della pandemia. Ora grazie alla tecnologia, a software e applicazioni è possibile conoscere in real time quali spazi aziendali sono utilizzabili e quindi prenotabili, ed evitare spostamenti di risorse inutili in sede.

  • Ambienti per stimolare la creatività

Gli uffici ibridi devono essere progettati per supportare delle sale per il networking e per dare libero sfogo alla creatività. Molto simili alle meeting rooms, sono però dotate di tecnologie innovative che supportano la digital collaboration e favoriscono l’interazione e la comunicazione anche da remoto, come ad esempio la Javelin Board o i software di videoconferenza.

  • Collega il mondo fisico a quello virtuale

In un team ibrido hai bisogno di interfacciarti frequentemente e velocemente con i colleghi anche da remoto. Incontrarsi virtualmente in meeting che abbiano banda sufficiente per una conversazione di qualità è molto importante.

Ricavare delle stanzette con monitor e software per videoconferenze pronte all’utilizzo sarà la soluzione ideale per delle sessioni di brainstorming ibride di successo.

  • Aree relax con elementi naturali

Un aspetto importante in un ufficio ibrido è il salvaguardare il benessere psico-fisico dei dipendenti. Durante il periodo di smart working forzato molti di essi hanno riscoperto il piacere di lavorare nel giardino di casa, o al parco. Per facilitare loro il “back to work” realizza delle aree relax o delle meeting room che abbiano tanto verde. Oppure se si è più fortunati e si ha un giardino, un cortile o un terrazzo è un’ottima soluzione dotarlo di aree di lavoro individuali o di gruppo per dare la possibilità ai dipendenti di lavorare, collaborare, comunicare e rilassarsi nella natura.

  • Quiet Rooms

Le quiet rooms sono degli angoli silenziosi e tranquilli dell’ufficio smart. Sono una via di mezzo tra il lavorare in ufficio e lo stare in solitudine. Le persone che si sono abituate all’home working potrebbero non sopportare più il caos di uno spazio di lavoro affollato e questo causerebbe un abbassamento dei livelli di produttività e del benessere lavorativo.

Aggiungere ambienti di questo tipo aiuterà molto chi ha bisogno di tranquillità.

Preparati ad organizzare il ritorno in un ufficio smart

In questo periodo di cambiamenti la parola chiave è ascoltare. Prenditi del tempo per metterti in contatto con le tue persone e invia loro un sondaggio. Chiedi quali tecnologie e strumenti tecnologici potrebbero aver bisogno per comunicare e collaborare; quali aspetti cambierebbero dell’ambiente di lavoro o delle modalità lavorative; cosa vorrebbero migliorare, e quali spazi tenere o implementare.

Coinvolgi tutti i membri dell’organizzazione, ti aiuterà a capire meglio come organizzare il ritorno in un hybrid workplace e come realizzare un ufficio smart per tutti.

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