Attuare la digital collaboration significa utilizzare dispositivi e tecnologie digitali quali per esempio app, piattaforme integrate, social media, con l’obiettivo di migliorare all’interno delle organizzazioni la comunicazione, la gestione dei documenti e il flusso di informazioni, con un conseguente miglioramento dell’efficienza dei dipendenti e della produttività. Ma se la digital collaboration si era già dimostrata utile prima del sopraggiungere della pandemia, è con il lockdown e il trasferimento obbligato di una moltitudine di lavoratori dalle sedi operative alle proprie case (stando ai dati dell’Osservatorio Smart Working della School of Management del Politecnico di Milano, sono stati registrati 6,58 milioni di lavoratori da remoto nel primo lockdown del 2020) che mostra tutte le sue potenzialità; si configura, infatti, quale metodo di lavoro in grado di garantire resilienza all’intero sistema economico e sociale del Paese, ma non solo.
Secondo il rapporto Istat nel 2020, la produttività del lavoro in modalità digitale ha registrato addirittura un aumento del +1,3% dimostrando come il remote working possa emanciparsi dal ruolo di “misura emergenziale” e rappresentare una concreta alternativa ai modelli di lavoro classici, in quanto capace di conciliare la necessità di produttività del business con le nuove esigenze dei lavoratori, in primis la ricerca di un miglior equilibrio tra vita lavorativa e vita privata. Conditio sine qua non, naturalmente, è che attraverso un’evoluzione verso sistemi in cloud nei quali depositare informazioni e affinché queste ultime siano accessibili sempre e ovunque, la digital collaboration possa garantire un flusso di lavoro senza soluzione di continuità tra le risorse in presenza e le risorse a distanza.
I vantaggi della digital collaboration
Già in uno studio del 2013 di Deloitte dal titolo Digital Collaboration. Delivering innovation, productivity e happiness emergeva come l’introduzione di efficaci strumenti di digital collaboration aumenta la soddisfazione dei dipendenti del 17% e il coinvolgimento dei dipendenti del 19%. Sono tanti, infatti, i vantaggi che la digital collaboration può apportare all’organizzazione del lavoro.
Agevolare la comunicazione a distanza. La digital collaboration, per la sua natura virtuale, rende possibile la comunicazione tra membri del team distanti tra loro. Considerando che ora il modello di lavoro ibrido, in parte in presenza in parte da remoto, sembra quello che si andrà ad affermare nel new normal post pandemia, è facile rilevare tutto il vantaggio di trasmigrare procedure e modalità di lavoro in un ambiente virtuale accessibile a tutti, ovunque e sempre.
Accesso immediato alle informazioni aggiornate. Archiviando documenti e file in un unico repository centrale, tutti i membri del team potranno avere accesso immediato a dati e file nell’ultima versione per portare avanti l’attività senza perdite di tempo.
Massima flessibilità. Le piattaforme di digital collaboration offrono ai membri del team la possibilità di accesso alle applicazioni per la comunicazione e la condivisione sia dai pc che dai device mobili di modo che essi possano avvantaggiarsi della massima flessibilità nel gestire il flusso di lavoro da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento.
Risparmio di tempo. Potere lavorare efficacemente anche da remoto significa eliminare i tempi del pendolarismo e migliorare la produttività. Così come raggiungere facilmente le informazioni necessarie permette risparmio di tempo consentendo alle risorse di potersi dedicare maggiormente ad attività che generano valore.
Quali strumenti utilizzare per una digital collaboration efficace
Proprio a seguito dell’ampia diffusione di strumenti per la digital collaboration durante la pandemia, oggi muoversi in questo mercato non è proprio semplice. È bene dunque fare una riflessione circa l’utilizzo di più strumenti separati per i diversi aspetti della digital collaboration, come la gestione dei progetti, la comunicazione, la messaggistica istantanea e le videochiamate: è facile che i dipendenti possano sentirsi sopraffatti e incorrere nel tecnostress.. Per ovviare a tale pericolo esiste la possibilità di dotare l’organizzazione di vere e proprie piattaforme sviluppate per contenere tutte le funzionalità in un unico ambiente. Nel panorama degli strumenti tecnologici alcune piattaforme sono emerse al di sopra delle altre per facilità, completezza, capacità di integrarsi all’interno dei sistemi informatici aziendali.
- Microsoft 365: piattaforma per eccellenza in ambito digital collaboration è naturalmente Microsoft 365. Con le sue applicazioni Teams, SharePoint e OneDrive attraverso le quali archiviare documenti, collaborare, condividere e conversare, Microsoft 365 offre ai membri del team modi integrati e flessibili per lavorare ai propri progetti e attività.
- Google Workspace: a contendersi il podio delle piattaforme di digital collaboration, di fianco a Microsoft 365 troviamo Google Workspace. Versione aggiornata della G Suite, Google Workspace è la piattaforma cloud per la collaborazione offerta in abbonamento da Google. Tutti i piani di Google Workspace forniscono un indirizzo personalizzato per la propria attività e includono strumenti di collaborazione come, ad esempio, Gmail, Calendar, Meet, Chat, Drive, Documenti, Fogli, Presentazioni, Moduli, Sites e molti altri.
Ma non solo piattaforme di digital collaboration, il mercato offre anche altre soluzioni specificatamente dedicate per la comunicazione digitale o la gestione dei progetti, strumenti che abbiamo imparato a conoscere meglio proprio negli ultimi due anni. Alcuni esempi di seguito:
Slack: Slack è un’app per la comunicazione sul posto di lavoro, un sistema di messaggistica istantanea che offre anche molte componenti aggiuntive per svolgere l’attività. Tuttavia, la funzionalità principale resta quella della chat. Esistono due tipologie di chat in Slack: canali (chat di gruppo) e il messaggio diretto (chat da persona a persona).
Zoom: Zoom è una piattaforma di videoconferenza basata su cloud che può essere utilizzata per riunioni in videoconferenza, audioconferenze, webinar, registrazioni video e chat dal vivo.
Asana: Asana è un software di project management che supporta i team nel raggiungimento degli obiettivi. Consente a uno o più team contemporaneamente di operare su un progetto, condividendo il contesto e i singoli documenti, assegnando le attività, indicando le priorità, ricevendo aggiornamenti immediati e creando flussi di lavoro efficaci. Con Asana è possibile monitorare facilmente lo stato delle iniziative e avere una visione precisa di come si sta procedendo.
Trello: un altro software per il project management è Trello, uno strumento, basato su framework Kanban, che aiuta in maniera semplice a gestire i progetti dalla pianificazione all’esecuzione e a collaborare meglio con i team.
