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Digital workspace: uffici temporanei Vs sede tradizionale nell’era phygital  

I risultati dell’ultima ricerca presentata dall’Osservatorio del Politecnico di Milano evidenziano che al termine della pandemia le organizzazioni prevederanno un aumento degli smart worker attraverso formule ibride: in media 3 giornate “agili” nelle grandi aziende, 2 nelle PA. Dal punto di vista degli spazi lavorativi, questo fenomeno genera nuove esigenze su un duplice livello: quello del dipendente e quello dell’azienda. Il lavoratore non sempre ha la possibilità di ritagliarsi all’interno della propria abitazione uno spazio congruo per svolgere l’attività in maniera ottimale, oltre a tutta una serie di implicazioni psicologiche che il lavoro all’interno delle mura di casa può comportare. Le aziende, dal canto loro, si trovano a dover investire sulla rimodulazione degli spazi e sulle dotazioni tecnologiche per supportare al meglio nuove forme di collaborazione phygital (integrate tra mondo fisico e mondo digitale), se non addirittura a prendere in considerazione la migrazione verso location meno dispersive in termini di metratura, logisticamente più centrali, dotate di assistenza qualificata, servizi e strumenti all’avanguardia e soprattutto flessibili come le nuove esigenze richiedono. Nella nuova era in cui il digitale modifica il luogo di lavoro (non a caso si parla di digital workspace) una risposta alle necessità sopra indicate viene dall’ufficio temporaneo. 

Cos’è l’ufficio temporaneo

Noti anche come “day office” o “uffici a tempo”, gli uffici temporanei rappresentano uno dei trend in crescita nel real estate. Ciò che principalmente distingue gli uffici temporanei dagli uffici tradizionali è la mancanza della necessità di sottoscrivere un contratto di affitto a lungo termine o di impegnarsi nell’acquisto di immobile per dare una sede fisica alla propria attività. Ciò che li caratterizza è invece la capacità di offrire la possibilità di dotarsi di una singola postazione, stanze per il team (come sale meeting attrezzate) per periodi di tempo che vanno da ore a giorni, mesi, finanche anni, il tutto all’insegna della massima flessibilità (termine ricorrente quando si parla di uffici temporali) ed efficienza.  

Si potrebbe parlare dunque di “ufficio su misura”: uno spazio sempre pronto a ricalibrarsi sulla base delle effettive necessità del libero professionista e delle aziende che si orientano verso questa moderna soluzione di workspace. E sono tante le circostanze nelle quali l’ufficio temporaneo può rappresentare la migliore scelta in termini di location, per esempio: 

  • quando un’azienda deve seguire un nuovo progetto a tempo determinato e si trova a dover assumere personale senza avere gli spazi sufficienti dove collocarli; 
  • quando un’azienda si allarga e ha bisogno di nuovi spazi; 
  • in caso di ristrutturazione dei propri uffici e impossibilità ad accedervi; 
  • per giovani professionisti all’inizio della propria carriera che non hanno al momento budget sufficiente da investire per un immobile;
  • per startup all’inizio del proprio percorso; 
  • per nomadi digitali che hanno fatto della libertà di spostamento una condizione essenziale della propria vita lavorativa; 
  • nello smart working, come luogo più congeniale rispetto alle mura di casa; 
  • in caso di attività che richiedono lo spostamento da una città all’altra
  • quando si ha necessità di una sala meeting per riunioni importanti o di una sala conferenze per organizzare corsi di formazione per il team, eventi o altro. 

I vantaggi dell’ufficio temporaneo

I vantaggi di un ufficio temporaneo rispetto ad un ufficio tradizionale sono molteplici e posso essere ricondotti in due categorie: i vantaggi pratici e i vantaggi che potremmo definire “immateriali”

Tra i principali vantaggi pratici troviamo: 

Risparmio dei costi. Il primo vantaggio in assoluto nello scegliere un ufficio temporaneo è quello del risparmio dei costi. Come già anticipato sopra, l’ufficio temporaneo permette di svincolarsi dagli onerosi costi fissi legati all’affitto regolare o all’acquisto di un immobile, ma non solo. Gli uffici temporanei sono praticamente “uffici chiavi in mano”: questo significa che vengono abbattuti anche quelli che sono i costi legati al mobilio, alla sottoscrizione di contratti per la fornitura di energia e connessione Internet veloce, alla ricerca, selezione e formazione del personale per l’accoglienza che in questi luoghi è curata nel dettaglio. Altro aspetto di primissima importanza è l’abbattimento dei costi relativi alle dotazioni tecnologiche necessarie per creare continuità tra lo spazio fisico e lo spazio virtuale, per un’esperienza di lavoro dinamica e fluida al tempo stesso tra persone collocate in luoghi differenti. 

Nessun problema di manutenzione. La manutenzione degli spazi e dell’attrezzatura tecnologia è demandata ai gestori dell’ufficio temporaneo, questo significa non avere più alcun problema di questo tipo da risolvere con relative perdite di tempo potendosi dedicare totalmente al business.  

Comodità. Generalmente collocati in aree ben servite dai mezzi pubblici, gli uffici temporanei sono comodi da raggiungere per lavoratori e clienti. Inoltre, già pronti per essere utilizzati, questi spazi sono stati progettati internamente per offrire il massimo comfort a chi vi risiede per un paio d’ore, un giorno o più anni.  

Tra i principali vantaggi immateriali ci sono: 

Flessibilità. In cima alla lista dei vantaggi nello scegliere un ufficio temporaneo, insieme alla riduzione dei costi, troviamo la flessibilità. Che sia per un giorno, per una settimana o per periodi di tempo più lunghi, l’ufficio temporaneo si presta velocemente ad accogliere tutte le esigenze di chi rivolge a questa soluzione. 

Networking. Gli uffici temporanei hanno spazi appositamente progettati per facilitare lo sviluppo di relazioni, creando opportunità e occasioni di confronto con potenziali partner, clienti e investitori. 

Socialità. Quando si lavora per troppo tempo da soli, creatività e motivazione possono venir meno. Ecco perché scegliere di sostituire la propria scrivania di casa (anche periodicamente) con una postazione all’interno di un ufficio temporaneo può infondere nuovo entusiasmo, migliorando le proprie prestazioni. 

Digital workspace e ufficio temporaneo, un connubio perfetto 

Un’attenzione particolare va dedicata all’aspetto tecnologico che rende l’ufficio temporaneo il luogo più adatto per accogliere e supportare il concetto di digital workspace. Equivalente virtuale del luogo di lavoro fisico, il digital workspace prende forma laddove la tecnologia è presente, e più questa è all’avanguardia meno barriere si elevano nella comunicazione e collaborazione tra persone distanti. Dotati di connessione veloce, rete Wi-Fi stabile e sicura, apparecchiature per sale meeting come monitor, videocamere e impianti audio di alta qualità, lavagne interattive multimediali e tutto ciò che di nuovo la tecnologia offre con sempre maggior frequenza, gli uffici temporanei sono i luoghi più adatti per ospitare i lavoratori di oggi e di domani, liberi, creativi, iperconnessi: in una parola, “smart”. 

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