Il ritorno alla normalità non porrà fine allo smart working. Ne è certo l’Osservatorio Smart Working della School of Management del Politecnico di Milano, che evidenza come lo smart working rimarrà o sarà introdotto nell’89% delle grandi aziende in modalità ibride, rendendo possibile lavorare a distanza mediamente per tre giorni a settimana nella ricerca di un miglior equilibrio fra lavoro in sede e a distanza. Sebbene studi internazionali dimostrino come con lo smart working sia aumentata la produttività, l’assenza di controllo fisico sui dipendenti continua a generare nelle aziende la necessità di cercare modi per esercitare un controllo smart working che il più delle volte, erroneamente, ricalca le dinamiche del controllo in presenza basate per lo più sulla dimensione del tempo.
Ma lo smart working, è bene ricordarlo, non è il telelavoro: il suo metro di misura risiede infatti nel raggiungimento degli obiettivi, non nelle ore trascorse seduti alla propria scrivania. Risulta dunque evidente come per un efficace controllo smart working sia necessario valutare un cambio di paradigma. Il passaggio è nella valutazione non tanto del tempo dei dipendenti e di dove si trovano ma nello sviluppo di una cultura basata sui risultati attraverso strumenti, modalità e processi improntati sulla condivisione delle informazioni e la collaborazione ottenuti.
La fiducia quale presupposto per lo smart working
Per gestire in modo efficace lo smart working, presupposto fondamentale è che i leader siano sinceramente convinti, sino a prova contraria, che i lavoratori a distanza stiano svolgendo il proprio compito pur senza la supervisione fisica. Confermata la fiducia di base, la domanda viene da sé: come misurare la produttività dei lavoratori da remoto? Vediamolo di seguito.
Controllo smart working: consigli per misurare la produttività da remoto
La produttività misura l’efficienza del processo produttivo attraverso il rapporto tra volume di output e volume degli input che concorrono alla sua realizzazione. Per dirla in maniera più semplice: la produttività misura i risultati ottenuti nel tempo che i dipendenti trascorrono a lavorare.
Alla luce di ciò, appare evidente dunque come sia necessario, per ciascuna attività, definire degli indicatori chiave di prestazione (KPI) che consentano di misurare gli output dei dipendenti, indipendentemente da dove lavorano e identificare quelli che hanno prestazioni inferiori: per un internal audit, per esempio, un KPI potrebbe essere il numero di documenti controllati, per un social media manager il numero di follower acquisiti e il livello di engagement raggiunto, per una società di vendita il numero di contratti conclusi e di nuovi clienti acquisiti e così via. Il KPI deve essere strettamente legato all’attività che si intende misurare e va identificati col metodo SMART: Specifico, Misurabile, Raggiungibile (in inglese Achievable), Rilevante, Limitato nel tempo (in inglese Time-bound). Una buona strategia potrebbe essere quella di individuare dai 5 ai 10 KPI per lavoratore: quando i dipendenti sono messi al corrente dei loro risultati si sentono più responsabili e più coinvolti. È anche utile creare traguardi intermedi per ogni attività assegnata: i compiti più piccoli sono più facili da portare a termine (e molto meno opprimenti) rispetto a quelli più grandi, e danno la possibilità di aggiustare il tiro in corso d’opera laddove necessario.
I Software per il controllo dello Smart Working
Definiti i KPI, bisognerà configurare un sistema accessibile a tutti anche a distanza sul quale tenere traccia dei risultati, verificare l’andamento dei progetti sulla base di scadenze predefinite, coordinare i team di lavoro. Si tratta di software di project & team management in cloud per gestire il lavoro da remoto, tra i più noti Asana. Asana è un sistema di ticketing che aiuta i team a rimanere concentrati sui progetti e sulle attività quotidiane. In quanto software per il lavoro a distanza è un luogo ideale per avere una visione collettiva dell’attività del team. Tra le alternative ad Asana ci sono per esempio Monday.com e Trello. In generale tutti questi software permettono di creare team, condividere i progetti, indicare le date di scadenza del progetto, assegnare compiti, verificare lo stato di avanzamento delle attività, organizzare collaborazioni, stabilire priorità.
L’alternarsi fluido tra presenza fisica in sede e lavoro a distanza si armonizza così senza ostacoli, tracciando la strada per un monitoraggio costante e in qualsiasi condizione delle attività da portare avanti.
KPI e software, tuttavia, risultano poco efficaci se manca una corretta comunicazione tra manager e membri del team, i quali devono essere costantemente allineati sulle aspettative e valutazioni su di loro, così come è necessario potersi confrontare sulle modalità di lavoro come su eventuali carichi poco gestibili o dubbi sui progetti. A tal fine risulta particolarmente utile implementare strumenti di collaboration per facilitare la comunicazione e la collaborazione tra i membri del team in qualsiasi momento della giornata.
