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Monitoraggio smart working: software e KPI da utilizzare

Per il monitoraggio dello smart working oggi esistono degli appositi software, gli EMS (Employee Monitoring Software), il cui mercato è in continua crescita. Secondo un’analisi svolta dalla società internazionale di consulenza IndustryARC, il loro valore raggiungerà i 4,5 miliardi di dollari entro il 2026.

Sull’utilizzo di questi strumenti, però, sorgono legittimi dubbi: l’interrogativo verte sul rapporto tra controllo e produttività. Quali sono i KPI oggi effettivamente necessari per ben interpretare il sottile filo che unisce i due concetti? È vero che maggior controllo significa maggior produttività?

Monitoraggio smart working: nuovi modelli di lavoro per vecchi modelli di leadership

L’assunto di base da cui partire per un’analisi costruttiva è la differenza tra telelavoro e smart working. Se per telelavoro si intende il lavoro eseguito da una postazione fissa (tendenzialmente a casa del lavoratore) collocata al di fuori dell’azienda e nel rispetto delle ore d’ufficio, lo smart working o “lavoro agile”, in base alla legge 81/2017, fa riferimento a un paradigma che ha come caratteristica principale la flessibilità di luoghi ed orari e che viene misurato per obiettivi.

Superata la fase emergenziale, impostata in molti casi più su modelli di telelavoro che di smart working, oggi emergono nuove tipologie di lavoro ibrido, che miscelano strutturalmente il lavoro a distanza con la presenza fisica in sede. Temi fondamentali in questo senso sono la sostenibilità ambientale, il work life balance, la decongestione dei grandi conglomerati urbani.

Questo cambiamento necessita certamente di uno sforzo da parte dei leader, ai quali viene richiesto di passare da un vecchio modello di controllo basato sulla presenza, a un nuovo modello di verifica della produttività basato principalmente sui risultati.

Dalla sorveglianza al lavoro di squadra per obiettivi

Stando a quanto rilevato da uno studio realizzato dalla società internazionale di ricerca Vanson Bourne per Vmware, il 70% delle aziende interpellate ha già implementato, o sta pianificando di farlo, misure di sorveglianza dei dipendenti per monitorarne la produttività nel passaggio al lavoro ibrido. Tra queste organizzazioni, le misure adottate includono la navigazione web (per il 39% in Italia, il 41% a livello globale), il monitoraggio dell’attenzione tramite webcam (30% in Italia, 28% a livello globale), delle e-mail (33% delle aziende in Italia, dal 44% a livello globale), così come la sorveglianza video (27% in Italia, 29% a livello globale), e software keylogger (19% in Italia, 26% a livello globale). A fronte di queste misure che facilmente mettono a rischio il diritto alla privacy, il 39% delle aziende che ha già implementato il monitoraggio dei dispositivi e il 41% delle aziende che lo sta attualmente facendo, stanno effettivamente vedendo un preoccupante aumento del turnover dei dipendenti. Stessa cosa si sta verificando in Italia, dove il 36% delle aziende che ha già implementato il monitoraggio dei dispositivi, e il 45% di quelle che è attualmente in procinto di farlo, stanno assistendo anch’esse all’abbondono del posto di lavoro.

Tuttavia, lo studio rivela anche l’esistenza di una quota di organizzazioni che ha scelto di non effettuare il monitoraggio dello smart working attraverso soluzioni così potenzialmente contraddittorie. L’alternativa, ad esempio, prevede incontri regolari con i manager per una valutazione dei risultati concordati (52%), per discutere i carichi di lavoro (46%) e l’utilizzo di nuovi software di gestione dei progetti (46%) in un’ottica collaborativa improntata a flessibilità e fiducia e, ovviamente, finalizzata al raggiungimento dei risultati.

Software per il monitoraggio dello Smart Working vs Fiducia

Far discendere i livelli di produttività dalla presenza di software per il monitoraggio dello smart working potrebbe essere un grave errore.Tali livelli, infatti, potrebbero essere indotti in realtà dalla paura del controllo, invece che da una dedizione sincera al lavoro. A sostenerlo sono anche i ricercatori Étienne Charbonneau e Carey Doberstein che nel loro studio evidenziano come le pressioni psicologiche dovute all’essere osservati possano mettere in pericolo la produttività dei dipendenti che trovano queste tecnologie di sorveglianza piuttosto invadenti e irragionevoli.

Ne deriva, in conclusione, che l’implementazione di software per il monitoraggio dello smart working al fine di mantenere alti i livelli di produttività maschera essenzialmente un problema più profondo, la mancanza di fiducia tra manager e dipendenti. Essenziale è dunque riflettere su nuovi modi per alimentare questo sentimento di fiducia, il che non significa rinunciare alla tecnologia, maindirizzarsi verso la scelta di software di collaboration, di virtual communication e di project management invece che di software per il controllo a distanza.

Infografica Hub Working la Rivoluzione dei Modelli Lavorativi

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