I desk booking sono una categoria di software che consente di gestire gli spazi di lavoro in maniera ottimizzata, assegnando ad esempio una scrivania o permettendo di prenotare in anticipo una sala riunioni. A queste funzionalità classiche, complice anche la pandemia, se ne sono aggiunte altre come l’organizzazione del flusso dei visitatori, della mensa, del parcheggio e di tutti i servizi accessori. Durante le fasi di lockdown i sistemi di desk booking sono stati utilizzati anche per calcolare l’occupancy rate, cioè la percentuale di persone che poteva essere presente in un determinato ambiente chiuso in base alla normativa in vigore. Sta di fatto che tutto questo ha inciso nell’incrementate l’adozione di questa tipologia di soluzioni, tanto che si prevede che il mercato globale dei software di desk o meeting room booking dovrebbe arrivare a raddoppiare nell’arco dei prossimi 4 anni, passando dai 65,5 milioni del 2020 ai 135,4 milioni di dollari entro il 2026.
- miglioramento nell’utilizzo degli spazi e delle risorse;
- aumento della produttività e dell’employee experience;
- monitoraggio costante attraverso insight basati sui dati.
Come il desk booking collabora con l“Hub Enterprise”
La crescita del mercato dei desk booking software va di pari passo con una rimodulazione dei modelli di lavoro consueti delle aziende. Il ritorno graduale alla normalità, infatti, coincide con il tentativo di trovare un nuovo equilibrio tra la stabilità dell’ufficio tradizionale e la flessibilità dello smart working. Per questa ragione oggi il desk booking risponde al paradigma dell“Hub Enterprise” in base al quale il luogo di lavoro diventa snodo e crocevia, non più confine che delimita dove è necessario svolgere le proprie mansioni. A tal fine, i desk booking cooperano nella definizione dell’hub enterprise mediante 3 step:
1. Il desk booking e l’utilizzo ideale del workplace
Il desk booking di solito contempla una piattaforma attingibile tramite diversi dispositivi, compresi quelli mobili come tablet e smartphone. Offre una mappa dettagliata delle singole postazioni, degli ambienti comuni e delle meeting room, nonché di eventuali altre aree con livelli di accessibilità variabile, in funzione cioè del ruolo ricoperto o del tipo di relazione che si possiede con l’azienda ospitante. Ciò significa che l’intero workplace, la sua dotazione tecnologica e l’insieme delle risorse messe a disposizione di chi vi soggiorna, saltuariamente e o in modo permanente, sono sempre correlati al numero effettivo degli occupanti. Il che favorisce un impiego ottimale di tutte le componenti, hardware e software, presenti all’interno del workplace.
2. Flessibilità, produttività ed employee experience
Produttività e flessibilità rappresentano un binomio ormai accertato. Fra i tanti studi che lo dimostrano, si può citare quello di Gartner che l’anno scorso ha intervistato più di 10 mila lavoratori digitali. La maggior parte ha dichiarato che la flessibilità è la chiave della produttività. I desk booking vanno in questa direzione, poiché abilitano dipendenti e collaboratori a prenotare facilmente una scrivania o una sala riunione, inclusi tutti gli apparati che occorrono per le video conferenze, grazie a una semplice app. L’employee experience, in sostanza, diventa un fattore qualificante dell’Hub Enterprise e si traduce nella garanzia, per la persona interessata, di poter scegliere dove e come svolgere al meglio i propri compiti.
3. Raccolta dei dati e reportistica nel desk booking
C’è, infine, un ulteriore aspetto nei software di desk booking che sta spingendo la loro rapida diffusione. Si tratta della reportistica integrata che gli amministratori hanno l’opportunità di consultare per conoscere minuziosamente tutto ciò che avviene dentro il perimetro gestito con l’ausilio del sistema di prenotazione. Gli insight che si possono ottenere sono tanti: dai flussi quotidiani all’occupancy rate, dai consumi energetici fino al sentiment dei lavoratori rilevabile periodicamente grazie a survey somministrate ad hoc. Il monitoraggio possibile abbraccia costi, presenze, livelli di soddisfazione e qualsiasi altro elemento in grado di descrivere l’Hub Enterprise da differenti punti di vista. Con il vantaggio che questa descrizione è resa attendibile dai moltissimi dati raccolti dal desk booking.
