Il phygital workplace sintetizza l’ambiente di lavoro che tenderà a rappresentare la norma in futuro. Da una parte la componente “fisica” (physical) e dall’altra quella digitale (digital) confluiranno sempre di più nei contesti aziendali come modello ibrido abilitato dalla tecnologia. Un modello in cui il workplace incarna il punto di congiunzione tra esperienze di collaborazione in cui non c’è soluzione di continuità tra virtuale e reale, poiché al crocevia di tutto si colloca la persona a prescindere dal luogo in cui opera e a prescindere da dove si relaziona con colleghi e clienti. Oltre lo smart working, in altri termini, si sta facendo strada un nuovo paradigma che è diverso da quello esploso durante la pandemia e che cerca di mettere a fattor comune i vantaggi del lavoro flessibile superando nel contempo i limiti del remote e dell’home working.
Che cos’è il phygital workplace
L’invenzione del termine “phygital” si deve all’agenzia australiana Momentum che l’ha coniato nel 2013 per proporsi con il suo motto “An agency for the Phygital World”. Da allora è divenuto di uso comune ed ha cominciato a essere associato a diversi ambiti, dalla phygital enterprise al phygital workplace, appunto. Quest’ultimo oggi ha assunto grande attualità come forma nuova che risponde alle esigenze combinate di aziende e lavoratori. Alle prime, infatti, consegna benefici di maggiore produttività a fronte dei minori costi di un’organizzazione tradizionale. Ai secondi, allo stesso tempo, permette di far ottenere benefici dal punto di vista della flessibilità e del work-life balance che un’impostazione ufficio-centrica non riuscirebbe a garantire. Inoltre, il phygital workplace consente di colmare quei gap che alimentano le ragioni di alcuni detrattori quando attribuiscono allo smart working una serie di vizi d’origine quali la solitudine prolungata e lo stress da burnout. Ad esempio, secondo una ricerca della società di consulenza statunitense Robert Half, condotta su 2.400 professionisti americani che godevano di orari flessibili, il 70% ha affermato di lavorare di più e il 41% di accusare nel 2022 una sindrome da burnout superiore all’anno precedente. Problemi che suggeriscono di porre particolare attenzione alla salute mentale e al benessere dei dipendenti ma, prima ancora, di orientarsi verso un format diverso rispetto a quelli dicotomici ufficio/lavoro remoto. Una terza via esiste e si chiama phygital workplace.
I pilastri del phygital workplace
Come fa il phygital workplace a contemperare flessibilità e stabilità, work-life balance e obiettivi di business, socialità e autonomia? Attraverso 3 pilastri che concorrono a definire il suo modello: People, Place, Technology.
People
Le organizzazioni spesso asseriscono di mettere al centro della propria attività le persone, ma affinché questa affermazione non rimanga un vago proposito è fondamentale partire da alcuni indicatori oggettivi che testimoniano se e quanto collaboratori e dipendenti si sentano effettivamente soddisfatti. Tra questi indicatori, ad esempio, un turnover continuo o una percentuale eccessiva di dipendenti che nell’arco dell’anno rimane a casa in malattia vanno letti come altrettanti campanelli d’allarme di un disagio che non va sottovalutato. Il phygital workplace è il contesto idoneo per togliere alibi a questi “sintomi” giacché dispone di tecnologie e di spazi concepiti per favorire il benessere degli occupanti. Le tecnologie da un lato sono funzionali a semplificare lo svolgimento delle mansioni, gli spazi dall’altro sono strutturati in maniera modulare con lo scopo di facilitare sia il lavoro in autonomia sia quello in team, sia quello in presenza sia quello da remoto. Tecnologie e spazi forniscono la precondizione perché la performance professionale possa essere portata avanti dentro una cornice ottimale.
Place
Lavorare in un posto bello incentiva di più che lavorare in un luogo anonimo e poco attrattivo. Potrebbe suonare banale sostenerlo, ma negli ultimi 20 anni i diversi cambiamenti nel design degli interni d’ufficio hanno provato a realizzare questo obiettivo in vari modi: dalle cosiddette “cubicle farm”, i cubicoli in cui venivano suddivisi i dipendenti, all’avvento dell’open space, passando per i tentativi più o meno riusciti di creare delle sale comuni per il relax munite di tavoli da ping pong e biliardini. Se c’è una cosa che ormai è diventata a tutti evidente è che non è la persona che deve adattarsi all’ambiente, ma viceversa. Per questo il phygital workplace ha ereditato alcune caratteristiche che distinguono un moderno luogo di lavoro dai suoi predecessori: spazi collaborativi e altri dedicati al well-being, hot desking e desk sharing, meeting room per le attività collettive in loco e a distanza. Il tutto accessibile in location strategiche e raggiungibili tramite mezzi pubblici o altre modalità poco inquinanti secondo i principi della prossimità e della città dei 15 minuti.
Technology
A fungere da collante tra i 2 pilastri succitati, che corrispondono in pratica al significato della prima sillaba della parola phygital (phy- da physical), c’è la tecnologia e l’universo digital. Soluzioni hardware e software che danno strumenti all’employee journey tali da renderlo un’esperienza positiva dall’ingresso fino all’uscita dal luogo di lavoro. In tal senso, gli Access Control System per gestire i flussi rotativi del personale nel workplace, i desk booking, le piattaforme di monitoraggio della produttività e quelle per verificare i livelli di engagement o il rischio di burnout costituiscono la nuova frontiera di una tecnologia che non solo aiuta a velocizzare i task, qual è quella che ad esempio si riferisce alle business application, ma che contribuisce anche a trasformare tutte le fasi dell’esperienza del dipendente in un’occasione di “ingaggio” e di soddisfazione. Perfino tool di Communication & Collaboration ormai iconici quali Teams o Zoom possono potenziare le loro prerogative di virtualizzazione delle riunioni face-to-face mediante un impiego differente da quello consueto di tipo domestico, agevolando l’alternanza dei momenti in cui è imprescindibile incontrarsi di persona con quelli in cui è sufficiente farlo a distanza.
I vantaggi del phygital workplace
Da quanto sottolineato finora si potrebbe ritenere che il phygital workplace rappresenti un’alternativa mediana in una curva che ai due estremi vede da una parte un modello organizzativo standard basato sul classico ufficio, dall’altra lo smart working nella sua accezione di home working. In realtà, un fenomeno universalmente noto come quello della great resignation dovrebbe far riflettere le organizzazioni sull’importanza del cambiamento rispetto a prassi che prestano il fianco alle dimissioni volontarie dei lavoratori. I vantaggi del phygital workplace, perciò, non aggiungono soltanto valore rispetto a forme tradizionali nella dinamica della collaborazione azienda-dipendente, ma possono risultare addirittura vitali negli scenari competitivi odierni. I principali vantaggi da tenere in considerazione sono flessibilità, risparmio sui costi e maggiore sostenibilità.
Flessibilità
La società in cui viviamo, secondo la felice definizione del sociologo Zygmunt Bauman, è liquida anche nella transizione da un lavoro all’altro. Tra le sfide che gli HR sono chiamati ad affrontare una delle più cruciali riguarda la capacità sia di acquisire sia di trattenere i talenti in azienda. Il recente studio di LinkedIn 2022 Global Talent Trends ha messo in rilievo quali sono le priorità in coloro che attualmente cercano lavoro. Al primo posto si posiziona il work-life balance, seguito da retribuzione e, infine, dalla cultura aziendale e dal rapporto con i colleghi. Tutto questo si traduce in una sola parola: flessibilità in termini di orario e luogo di lavoro. Il che impone alle aziende una trasformazione che una delle voci raccolte nel report riassume in modo molto preciso: “Le organizzazioni – afferma infatti Nickle LaMoreaux, CHRO di IBM – devono misurare i risultati, non le attività”. Da questo punto di vista, la flessibilità non va intesa tanto come sinonimo di home o remote working, visto che non tutti i lavori possono essere svolti a distanza, ma come un’offerta da parte delle aziende di “settimane di lavoro compresse e altre forme di programmazione flessibile per assicurarsi che i dipendenti in sede possano conciliare il lavoro con la loro vita personale” sottolinea la Chief Human Resources Officer di IBM. Il phygital workplace è lo strumento che consente di garantire questo tipo di flessibilità modulabile sul fabbisogno di aziende e dipendenti.
Risparmio sui costi
Il phygital workplace incide anche sui costi che l’azienda deve sostenere in maniera sia diretta sia indiretta. Direttamente, qualora l’organizzazione decida di avvalersi di ambienti come gli hub working che fungono da snodo per una frazione o per l’intero personale offrendo spazi attrezzati e predisposti alla rotazione, allo smart working periodico, alla collaborazione dei team provenienti da più aziende. Invece di doversi fare carico di onerosi redesign degli uffici e della conseguente riprogettazione organizzativa di ingressi/uscite, unita alla disponibilità di desk e postazioni, l’utilizzo di strutture già pronte solleva le imprese dal dover investire tempo e denaro in attività non core.
Per quanto riguarda il risparmio sui costi indiretti, questi derivano dall’efficientamento dei processi. Poter contare su dipendenti più produttivi, infatti, significa non erodere i volumi di fatturato. Significa anche non dover tamponare le diseconomie causate dai turnover che necessitano di costanti azioni di recruiting e formazione. Un lavoratore più soddisfatto, in sostanza, è una risorsa preziosa per l’azienda e fonte di minori perdite. Se è vero che la flessibilità è ciò che oggi guida la scelta di un’azienda da parte di molti candidati, allora anche questo tipo di risparmio indiretto trova nel phygital workplace il suo alveo naturale in quanto modello flessibile per definizione che ha le carte in regola per trattenere i talenti.
Maggiore sostenibilità
La sostenibilità è un concetto che in futuro non potrà più essere trascurato. Sostenibilità negli stili di vita, nei trasporti, nei cicli produttivi e, ovviamente, sostenibilità nel mondo del lavoro. I parametri ESG (Environmental, Sustainability, Governance) con cui già oggi le aziende misurano il proprio impatto in termini ambientali, sociali e di governance stanno entrando nell’orizzonte delle organizzazioni e assumeranno un significato man mano più importante agli occhi del mercato. A questo va aggiunto che i Millennial e la Generazione Z sono particolarmente attenti ai temi della sostenibilità sia in veste di consumatori sia per le loro scelte di natura professionale. Ciò vuol dire che le realtà economiche che non attuano comportamenti concreti in questa direzione sono destinate a essere marginalizzate. Il phygital workplace possiede nativamente la propensione a far convivere tutti gli elementi propri di un contesto lavorativo sostenibile, quali design innovativo e a basso impatto ambientale, efficientamento energetico, luoghi ispirati a criteri di comfort ed ergonomia ecc. Inoltre, in quanto modello aperto e non rigido, tende ad ampliare il suo raggio d’azione verso ulteriori contaminazioni virtuose come possono essere, ad esempio, i collegamenti agli hub working mediante veicoli elettrici e altri mezzi non inquinanti come parte integrante del phygital workplace inteso in senso estensivo. Un’opportunità per le aziende di diventare immediatamente sostenibili utilizzando a tal fine spazi che già lo sono di per sé.
Conclusione
Quello che in definitiva il digital workplace porta nelle dinamiche della relazione azienda-lavoratore è una rivoluzione che non si fonda più sulla spinta emergenziale dettata dal Covid-19, ma segna una modalità win-win per entrambi gli attori della relazione. Ecco perché potrebbe essere paragonato a quei fenomeni epocali che hanno costellato la nostra storia economica con grandi conflitti di classe a cui sono seguite conquiste di cui noi tutti oggi beneficiamo.